Wie plant man ein erfolgreiches Firmenevent? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Doch ein erfolgreiches Firmenevent entsteht nicht durch Zufall. Es erfordert eine methodische Planung, klare Ziele und eine professionelle Umsetzung. Von der ersten Idee bis zur abschliessenden Analyse ist ein strukturierter Ansatz der Schlüssel zum Erfolg. Dieser Leitfaden zeigt die wesentlichen Schritte auf.

Zielsetzung und die Wahl der Location: Das Beispiel ArboPark

Am Anfang jeder Planung steht die Definition des Ziels. Was soll der Anlass bewirken? Handelt es sich um ein reines Teambildungsmassnahme, eine Feier zum Jahresabschluss oder einen Business-Event mit Kunden? Das formulierte Ziel diktiert den Rahmen, den Charakter und nicht zuletzt das Budget des Vorhabens.

Die Wahl der Örtlichkeit ist dabei zentral und muss das Ziel widerspiegeln. Ein positives Beispiel für eine flexible Eventlocation für Firmenevents, die unterschiedliche Ziele vereint, ist der ArboPark. Der grösste Indoor-Freizeitpark der Schweiz am Bodensee ist auf Firmenanlässe, aber auch auf Vereins- oder Privatausflüge ausgerichtet. Statt eines nur passiven Konsums, wie bei einem reinen Apéro, stehen dort Aktivität und Interaktion im Vordergrund.

Mit über 20 Attraktionen können Teams in den CUBE Challenges ihre Kooperation testen, auf der hochmodernen Elektro-Kartbahn den gesunden Wettbewerb suchen, bei interaktiven Spielen wie PoolBall oder Donut Billard als Team agieren oder beim Karaoke den Zusammenhalt pflegen. Solche Aktivitäten brechen das Eis effektiver als ein konventionelles Setting. Die Planungsstruktur wird für Unternehmen oft vereinfacht. Im ArboPark kann man zwischen fixen Paketen, die online buchbar sind, und individuell geplanten Anlässen wählen. Bei Letzteren übernimmt ein Event-Team die Verwaltung, den Ablauf und die Abrechnung, was interne Ressourcen schont. Angebote wie das «Mega Fun Paket» mit reservierten Zonen, Quick Access und einem Welcome GameHost zeigen einen organisierten Ansatz, der auf ein reibungsloses Erlebnis abzielt.

Detaillierte Logistik und der Faktor Zeit

Sobald Ort und Ziel feststehen, beginnt die Feinplanung. Die Terminfindung muss frühzeitig erfolgen, besonders in Saisons mit hoher Auslastung oder wenn externe Referenten involviert sind. Ein detaillierter Ablaufplan ist das Rückgrat des Events. Er muss minutengenau klären: Wann passiert was? Wer ist verantwortlich? Sind genügend Pufferzeiten für Übergänge oder Reden eingeplant?

Auch technische Aspekte müssen frühzeitig geprüft und gebucht werden.




Dies betrifft die klassische Beschallung und Präsentationstechnik ebenso wie spezielle Anforderungen an die Location. Das Catering sollte auf die Zielgruppe und den formellen Rahmen des Anlasses (Steh-Lunch oder Gala-Dinner) abgestimmt sein. Parallel dazu muss die interne und externe Kommunikation laufen. Einladungen müssen rechtzeitig versendet werden und alle nötigen Informationen ? wie Anfahrt, Dresscode oder Agenda ? klar vermitteln.

Der Tag des Anlasses: Professionelles Management

Am Tag des Events selbst muss die Organisation wie ein Uhrwerk funktionieren. Es empfiehlt sich, eine hauptverantwortliche Person (Eventmanager oder Projektleiter) zu benennen, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Diese Person ist der zentrale Ansprechpartner für alle Dienstleister, die Gäste und das Management. Ein detaillierter «Regieplan» für den Tag hilft, den Überblick über alle parallel laufenden Prozesse zu behalten.
Der Empfang der Gäste setzt den ersten Ton; ein reibungsloser Check-in ist hierbei zentral. Während des Anlasses sollte das Organisationsteam präsent, aber dezent im Hintergrund agieren, um aufkommende Fragen zu klären. Wichtig ist auch die Fähigkeit zur Improvisation. Selbst bei bester Planung können unvorhergesehene Dinge geschehen. Ein Plan B für schlechtes Wetter (bei Outdoor-Teilen) oder technische Pannen sorgt für Gelassenheit und signalisiert Professionalität.

Nach dem Event: Analyse und Nachbereitung

Mit dem Ende der Veranstaltung ist die Arbeit nicht getan. Die Nachbereitung ist entscheidend für den Lerneffekt und die Wertschätzung. Ein zeitnaher Versand von Dankesnachrichten an die Teilnehmenden, Redner und Partner gehört zum guten Ton. Viel wichtiger ist jedoch die Erfolgsmessung. Wurden die zu Beginn definierten Ziele ? sei es die Stärkung des Teamgeists oder die Vermittlung von Inhalten ? erreicht?
Anonymisierte Umfragen können wertvolles Feedback zur Stimmung, zur Organisation und zur Auswahl der Location liefern. Auch die finale Budgetkontrolle, bei der alle Rechnungen geprüft werden, gehört zu diesem Schritt. Nur so lässt sich der Return on Investment des Anlasses realistisch bewerten und die Planung zukünftiger Anlässe optimieren.