Mit Shared Desk Software Büroflächen smart nutzen

Arbeitsplätze nach Bedarf

Klassischerweise hat jeder Mitarbeiter im Büro seinen eigenen Arbeitsplatz. Nach der Corona-Pandemie und dem dazugehörigen Wandel des Arbeitslebens hat sich allerdings vieles verändert. Viele Mitarbeitende kommen nur noch an wenigen Tagen pro Woche ins Büro oder arbeiten an den anderen Tagen von zu Hause aus. Für die Arbeitgeber bedeutet das mehr, als Meetings nur noch via Zoom zu veranstalten. Sie geben beispielsweise weiterhin Geld für feste Arbeitsplätze im Büro aus, auch wenn sie nicht jeden Tag genutzt werden. Shared Desk Konzepte bieten eine einfache Lösung: Arbeitsplätze werden nicht mehr fest vergeben, sondern flexibel buchbar gemacht. So lassen sich die Büroflächen bedarfsgerecht auslasten - ohne dabei den Komfort für die Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. Damit das Konzept reibungslos funktioniert, braucht es eine geeignete technische Infrastruktur. Genau hier kommt moderne Shared Desk Software ins Spiel.

Digitale Buchungssysteme

Mit einer solchen Software können Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz tagesgenau und unkompliziert buchen ? und zwar vom Laptop, Tablet oder Smartphone aus. Ihre Unternehmen behalten gleichzeitig den Überblick über die Auslastung, Verfügbarkeit und Nutzungsfrequenz.




Das schafft nicht nur Ordnung, sondern auch Transparenz und eine fundierte Datengrundlage für Raumplanung und Ressourcenoptimierung. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen sorgt eine solche Lösung dafür, dass Teams sich einfacher abstimmen und effizienter zusammenarbeiten können - ohne dass dabei unnötiger Koordinationsaufwand oder Überbuchungen geschehen.

Langfristig Büroflächen besser nutzen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Büro steht weniger leer oder es kann ein kleineres gemietet werden, was weniger kostet. Gleichzeitig kann durch optimierte Flächennutzung Raum für andere Zwecke entstehen, wie etwa für Begegnungszonen oder spontane Kreativ-Workshops. Unternehmen schaffen dadurch eine Arbeitsumgebung, die sich am tatsächlichen Bedarf orientiert - und das gerade weil sie so viele Daten zur Verfügung haben. Gerade in Zeiten steigender Mietpreise und wachsender Erwartungen an Arbeitsumgebungen ist dieser Ansatz nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ein strategischer Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.

Flexibilität ohne Kontrollverlust

Ein häufig genannter Vorbehalt gegenüber flexiblen Arbeitsplatzmodellen ist der Verlust von Übersicht und Kontrolle. Durchdachte Softwarelösungen lassen aber auch komplexere Belegungsstrukturen einfach verwalten. Administrationsrollen, Filterfunktionen und Standortübersichten sorgen dafür, dass sowohl Mitarbeitende als auch ihre Manager jederzeit den Überblick behalten. Ausserdem lassen sich auch Richtlinien und Buchungsregeln individuell anpassen - beispielsweise für bestimmte Abteilungen oder externe Mitarbeitende. Das ermöglicht ein flexibles, aber zugleich strukturiertes Arbeiten, das sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte bereichert.

Shared Desk Software ist also mehr als ein praktisches Tool - sie ist der Schlüssel zu einem effizienteren Umgang mit Büroflächen in einer Zeit des Umbruchs. Wer den Schritt zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen gehen will, braucht Lösungen, die intuitiv bedienbar, skalierbar und datensicher sind. Gute Anbieter zeigen, wie sich moderne Arbeitsformen und effiziente Flächennutzung in Einklang bringen lassen - ganz ohne Einbussen bei Produktivität oder Arbeitskomfort.